Privacyverklaring

Laatste update: augustus 2025

Bij Sai Seikan – JKA Shotokan Karateclub Oudenaarde hechten we veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. We verwerken je gegevens met respect voor de geldende privacywetgeving (GDPR/AVG). In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang we ze bewaren en wat jouw rechten zijn.

1. Wie zijn wij?

Sai Seikan – JKA Shotokan Karateclub Oudenaarde
Website: https://karate-oudenaarde.be
Contact: info@karate-oudenaarde.be

2. Welke gegevens verzamelen we en waarom?

Bij inschrijving via onze website:

We vragen enkel gegevens die nodig zijn voor de clubwerking en verzekering, zoals:

  • Naam, voornaam

  • Geboortedatum, geslacht

  • Adresgegevens

  • E-mailadres(sen), telefoonnummer(s)

  • Rijksregisternummer (verplicht voor aansluiting bij Karate Vlaanderen)

  • Contactpersoon bij noodgevallen

Doel:
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor je inschrijving bij de club en bij Karate Vlaanderen en voor verzekering en communicatie over trainingen en activiteiten.

Bij inschrijving voor een gratis proefles:

We verzamelen dezelfde gegevens, zodat we je kunnen verzekeren tijdens de proefperiode en vlot kunnen communiceren.

Kinderen jonger dan 16 jaar:

Voor inschrijvingen van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) vragen wij steeds toestemming van een ouder of wettelijke voogd. Deze toestemming wordt expliciet gevraagd via het inschrijfformulier.

Indien van toepassing vragen we ook de contactgegevens van beide ouders of wettelijke verzorgers, zodat correcte communicatie en administratieve opvolging mogelijk is.

De volgende gegevens van de ouder(s)/verzorger(s) worden verzameld:

  • Naam en voornaam

  • Adres

  • Telefoonnummer(s)

  • E-mailadres(sen)

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt in het kader van de clubwerking, communicatie en de noodzakelijke verzekering via Karate Vlaanderen. De gegevens van het kind zelf worden enkel verwerkt na toestemming van de ouder(s) of wettelijke voogd.

3. Gebruik van formulieren en cookies

Onze website maakt gebruik van:

  • Gravity Forms om inschrijvingen en proeflessen te registreren.

  • Google reCAPTCHA ter bescherming tegen spam (zie ook Google Privacybeleid).

  • OpenStreetMap voor het tonen van onze trainingslocaties op de kaart.

  • Een functionele cookie privacy_embeds (Avada) om je cookievoorkeuren te onthouden.

Er worden geen trackingcookies of advertentietools zoals Google Analytics of Facebook Pixel gebruikt.

3.1 Ingesloten inhoud van derden

Onze website bevat ook inhoud van externe bronnen. Bij het laden van deze inhoud kan jouw browser technische gegevens zoals je IP-adres delen met deze externe partijen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij:

  • Microsoft Outlook Agenda: we tonen onze trainingskalender via een ingesloten Microsoft Outlook-agenda. Microsoft kan hierbij technische informatie verzamelen, zoals IP-adres en browsertype. Zie ook het privacybeleid van Microsoft.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

  • Ledeninformatie: zolang je lid bent van de club + max. 3 jaar erna.

  • Proeflesinformatie: maximaal 3 maanden na de laatste les, tenzij je effectief lid wordt.

5. Delen we je gegevens met anderen?

We delen je gegevens alleen met Karate Vlaanderen, voor administratieve en verzekeringsdoeleinden.
Je gegevens worden nooit verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

6. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om:

  • Je gegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen

  • Je toestemming op elk moment in te trekken

  • Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Contacteer ons via info@karate-oudenaarde.be voor verzoeken of vragen.

7. Beveiliging

We nemen alle redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens veilig te bewaren en beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem gerust contact met ons op.